Cómo seguir cada operación y cada recurso generado por la ciudad Una política pública no es transparente solamente porque publique información. Es transparente cuando sus decisiones pueden verificarse y sus resultados pueden comprobarse.
En los capítulos anteriores de El Derecho de la Ciudad a Financiarse construimos el expediente territorial, explicamos cómo determinar el valor generado por una decisión pública y analizamos cómo recaudar, administrar y destinar los recursos obtenidos. Ahora debemos conectar todas esas etapas.
¿Cómo sabemos que una contraprestación fue correctamente calculada?¿Cómo comprobamos que el pago corresponde a una autorización específica?¿Cómo identificamos el destino de los recursos?
Y, sobre todo, ¿cómo evitamos que la información se pierda entre dependencias, administraciones o sistemas que no se comunican?
La respuesta nos conduce hacia tres elementos fundamentales: tecnología, expedientes digitales y trazabilidad.
1. Seguir cada operación de principio a fin. Imaginemos que un propietario solicita una autorización para incrementar la edificabilidad de su terreno. La operación puede involucrar desarrollo urbano, catastro, tesorería, jurídico y otras dependencias. Cada una interviene en una etapa distinta, pero todas deberían trabajar sobre información vinculada a una misma operación. El objetivo es que podamos reconstruir su recorrido completo, desde la solicitud inicial hasta la autorización, el cálculo de la contraprestación, su pago y la aplicación de los recursos.
2. El expediente digital: una fuente organizada de información. En el capítulo 30 explicamos la importancia de construir un expediente territorial confiable, ahora debemos convertirlo en una herramienta de operación cotidiana. Un expediente digital puede integrar identificación del predio, antecedentes jurídicos, condiciones urbanísticas, planos, dictámenes, autorizaciones, valuaciones, memorias de cálculo y comprobantes. Cada documento debe relacionarse con la operación correspondiente, no se trata solamente de almacenar archivos; se trata de conservar la historia completa de cada decisión urbana.
3. Interoperabilidad: lograr que las dependencias se comuniquen. Uno de los problemas frecuentes de la administración pública es que cada dependencia conserva su propia información. Catastro dispone de datos físicos y de valor. Desarrollo Urbano conoce los aprovechamientos autorizados. Tesorería registra los ingresos. Planeación identifica prioridades de inversión.
Pero si esos sistemas no se comunican, el procedimiento se fragmenta. La interoperabilidad permite intercambiar información de manera ordenada y segura, evitando duplicidades, contradicciones y capturas innecesarias. No necesitamos que todas las dependencias hagan lo mismo. Necesitamos que puedan trabajar con información consistente.
4. Trazabilidad: del valor generado al recurso aplicado. La trazabilidad constituye uno de los componentes más importantes de nuestra metodología. Significa poder seguir una operación y sus efectos económicos a través de todas sus etapas. Retomemos el ejemplo de derechos de edificabilidad. Una autorización permite incrementar el aprovechamiento de un terreno. Se determina una contraprestación, se registra su pago y el recurso ingresa a la administración financiera municipal. Posteriormente, conforme a las disposiciones legales y presupuestarias aplicables, puede asignarse a un proyecto de infraestructura. El sistema debe permitir relacionar estos acontecimientos. Así podemos identificar el origen del recurso, su registro, su administración y su destino.
5. Transparencia sin descuidar la protección de datos
La transparencia no significa que toda la información deba hacerse pública indiscriminadamente.
Los expedientes pueden contener datos personales, patrimoniales, comerciales o jurídicos que requieren protección. Por eso debemos distinguir entre la información necesaria para la operación institucional y aquella que debe publicarse para rendir cuentas. La ciudadanía puede conocer montos recaudados, instrumentos aplicados, proyectos financiados y resultados obtenidos, sin que ello implique divulgar información protegida. Transparencia y protección de datos deben formar parte de un mismo diseño institucional.
6. Alertas, controles y auditorías. Un sistema digital también puede ayudar a detectar problemas. Operaciones incompletas. Plazos vencidos. Pagos pendientes. Inconsistencias entre autorizaciones y registros. Modificaciones que requieren revisión. Las alertas y los controles permiten identificar situaciones que necesitan atención antes de que se conviertan en problemas mayores. Además, los registros de actividad pueden facilitar auditorías y revisiones posteriores. La tecnología no sustituye la responsabilidad de los servidores públicos. Pero puede proporcionar mejores herramientas para ejercerla.
7. Tecnología accesible: comenzar con lo necesario
Implementar un sistema de esta naturaleza no significa que todos los municipios deban adquirir inmediatamente plataformas costosas. Existen capacidades institucionales y presupuestarias muy diferentes. Por eso conviene comenzar con procedimientos claros, identificadores consistentes, expedientes organizados, bases de datos confiables y mecanismos sencillos de intercambio de información. Posteriormente pueden incorporarse herramientas más avanzadas.
Primero debemos ordenar el procedimiento. Después, digitalizarlo y perfeccionarlo.
Una tecnología sofisticada no resolverá por sí sola un procedimiento mal diseñado.
8. Implementación piloto: probar antes de ampliar Antes de extender el sistema a todos los instrumentos y municipios, resulta conveniente realizar una prueba controlada. Podemos seleccionar un instrumento, un territorio o un conjunto limitado de operaciones. El objetivo será comprobar si la información está disponible, si las dependencias pueden intercambiarla, si los cálculos son verificables y si el seguimiento del recurso funciona. La experiencia permitirá detectar dificultades, corregir procedimientos y mejorar las herramientas. La implementación gradual reduce riesgos y permite desarrollar capacidades institucionales.
